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各エリアではJPUEで合格し、日本の大学に留学する学生たちを対象とした、「出発式」を実施します。共に頑張った同級生、教職員との別れを惜しみながらも、新たな一歩を踏み出す同志が、決意を新たにするセレモニーです。渡航の際、また日本での生活に向けて知っておいて欲しい情報や注意事項なども提供します。
「留学査証」が発行されると、いよいよ渡航準備に入ります。並行して、渡航日程を決め、航空券を手配します。また大学へのアクセス、周辺の環境などを考慮して、住まいを探しましょう。大学が寮を準備してくれる場合もありますが、自分でアパートやマンションを借りるケースもあります。この場合の住居は、渡日後、自らの目で確認してから契約するのがおすすめですが、留学生が単独で住居を賃貸契約する場合は、保証人が必要となる場合が多く、そのような場合は、保証会社を活用することも可能です。また、渡日後の空港での出迎え、住民登録、銀行口座開設、携帯電話の契約など、大学からアドバイスのあるケースが多いですが、大規模な総合大学の場合などは、個人でせざるを得ない状況もあります。その場合は、各エリアの運営事務局に相談いただければ、適切なアドバイスをします。